O desafio
A Vivo Consulting é um parceiro SAP especializado, sediado na Cidade da Guatemala, com profunda expertise em implementações SAP Ariba em compras, sourcing e gestão de fornecedores. Seus clientes são grandes empresas que esperam o rigor de um integrador global entregue com a velocidade e a atenção de um parceiro regional.
Essa expectativa pressiona toda firma SAP boutique: como manter a qualidade alta sem aumentar o headcount? O trabalho de Ariba produz um grande volume de documentos estruturados. Atas de reunião, scripts de teste, project charters de clientes, relatórios de recomendações e gaps, manuais de processo, documentos de FAQ e questionários de due diligence precisam seguir um formato preciso que os clientes reconhecem como o da Vivo.
A restrição nunca foi o talento. Era para onde esse talento estava indo. Consultores seniores passavam horas formatando documentos para encaixá-los em um template em vez de assessorar clientes, desenhar soluções e construir relacionamentos. Para um integrador de sistemas, cada uma dessas horas é tempo que nunca chega ao cliente nem ao resultado financeiro. A Vivo queria padronizar como suas entregas eram produzidas sem perder o discernimento por trás delas.
A solução
A Vivo implementou a Luzid, um copiloto de entrega de ERP, configurado especificamente em torno da própria metodologia de entrega da Vivo. Em vez de ferramentas genéricas, criaram aceleradores de documentos customizados—geradores ajustados para produzir entregas no formato, voz e estrutura exatos da Vivo. A plataforma produz em minutos documentos com a mesma qualidade dos escritos por um consultor sênior ao longo de várias horas.
O time produziu 152 entregas na plataforma nos primeiros dois meses, abrangendo uma ampla variedade de tipos de documento—incluindo documentos de governança, entregas Ariba e mais—todos seguindo o estilo da casa da Vivo.
“Antes da Luzid, eu terminava um workshop sabendo que tinha três ou quatro horas de escrita pela frente só para transformar minhas anotações em uma entrega adequada. Agora esse trabalho está pronto quando fecho o laptop. Posso focar no que o cliente realmente precisa de mim, e não na formatação.”
Os resultados
“A Luzid está ajudando a trazer eficiência e consistência à nossa Prática de Entrega, apoiando nosso time a simplificar tarefas e reduzir riscos.”
Capacidade, não apenas horas economizadas
O ponto não é o tempo economizado em um único documento. É no que esse tempo se transforma. No uso atual do time, a Luzid está a caminho de devolver a cada consultor cerca de oito semanas de capacidade por ano — em torno de 17% mais tempo disponível — e essa estimativa reflete a adoção inicial, e não o uso pleno.
Especialistas seniores em Ariba são escassos e caros de contratar, então essa capacidade importa mais do que um ganho rotineiro de produtividade. Ela permite que a Vivo assuma mais engajamentos, aprofunde-se em contas existentes e proteja a margem sem aumentar a equipe. O tempo que antes desaparecia em formatação e retrabalho agora vai para o trabalho faturável com o cliente.
Uso diário em todo o time
Os consultores da Vivo usam a Luzid todos os dias, e não de vez em quando, com tempo de plataforma chegando a até 2 horas por dia. Esse nível de uso mostra que a ferramenta passou a fazer parte de como o trabalho é feito, e o time continua a depender cada vez mais dela.
152 entregas em dois meses
Nos primeiros dois meses de uso em produção, o time produziu 152 entregas para clientes na plataforma, um trabalho que de outra forma teria levado semanas de tempo de consultor sênior para ser escrito à mão. À medida que as pessoas superam a curva inicial de aprendizado, o mesmo volume de trabalho leva ainda menos tempo.
Usada em trabalho real com clientes
O uso abrange mais de 22 engajamentos ativos de clientes, com alguns programas maiores respondendo pela maior parte do volume. Este é trabalho de produção em toda a carteira ativa de negócios da Vivo, não um piloto limitado.
Entregas consistentes, produzidas em menos tempo
A maior mudança é a eficiência. Entregas que antes levavam horas de escrita e formatação agora ficam prontas muito mais rápido, no formato padrão da Vivo desde o primeiro rascunho. Como os aceleradores foram construídos conforme os próprios padrões da Vivo, essa velocidade não vem ao custo da consistência: cada documento mantém a mesma estrutura e qualidade, independentemente de quem o produz. Os consultores passam menos tempo em documentos e mais tempo no trabalho que os clientes valorizam.
Olhando para o futuro
A Vivo continua adicionando aceleradores à medida que surgem novos tipos de projeto e cenários Ariba. Cada um captura mais uma parte do know-how de entrega da Vivo e o disponibiliza a todos os consultores em todos os engajamentos. Com o tempo, essa biblioteca se torna um ativo que a firma possui, e não conhecimento que vai embora quando um consultor sai. Para os clientes da Vivo, o resultado é implementações Ariba mais rápidas, qualidade mais estável e um parceiro que opera como uma firma maior mantendo o foco que o tornou um parceiro SAP de confiança.