El desafío
Vivo Consulting es un socio SAP especializado con sede en Ciudad de Guatemala, con profunda experiencia en implementaciones SAP Ariba en compras, sourcing y gestión de proveedores. Sus clientes son grandes empresas que esperan el rigor de un integrador global entregado con la velocidad y la atención de un socio regional.
Esa expectativa presiona a toda firma SAP boutique: ¿cómo mantener alta la calidad sin sumar headcount? El trabajo de Ariba produce un alto volumen de documentos estructurados. Minutas de reunión, scripts de prueba, project charters de clientes, informes de recomendaciones y gaps, manuales de procesos, documentos de FAQ y cuestionarios de due diligence deben seguir un formato preciso que los clientes reconocen como el de Vivo.
La restricción nunca fue el talento. Era hacia dónde iba ese talento. Los consultores senior pasaban horas formateando documentos para que coincidieran con una plantilla en lugar de asesorar clientes, diseñar soluciones y construir relaciones. Para un integrador de sistemas, cada una de esas horas es tiempo que nunca llega al cliente ni al resultado financiero. Vivo quería estandarizar cómo se producían sus entregables sin perder el criterio detrás de ellos.
La solución
Vivo implementó Luzid, un copiloto de entrega de ERP, configurado específicamente en torno a la propia metodología de entrega de Vivo. En lugar de herramientas genéricas, construyeron aceleradores de documentos a medida—generadores ajustados para producir entregables en el formato, la voz y la estructura exactos de Vivo. La plataforma produce en minutos documentos con la misma calidad que los escritos por un consultor senior durante varias horas.
El equipo produjo 152 entregables en la plataforma durante los primeros dos meses, abarcando una amplia variedad de tipos de documento—incluidos documentos de gobernanza, entregables Ariba y más—todos siguiendo el estilo de la casa de Vivo.
“Antes de Luzid, terminaba un workshop sabiendo que tenía tres o cuatro horas de escritura por delante solo para convertir mis notas en un entregable adecuado. Ahora ese trabajo está listo para cuando cierro la laptop. Puedo enfocarme en lo que el cliente realmente necesita de mí, no en el formato.”
Los resultados
“Luzid está ayudando a aportar eficiencia y consistencia a nuestra Práctica de Entrega, apoyando a nuestro equipo a simplificar tareas y reducir riesgos.”
Capacidad, no solo horas ahorradas
El punto no es el tiempo ahorrado en un solo documento. Es en qué se convierte ese tiempo. Con el uso actual del equipo, Luzid está en camino de devolver a cada consultor cerca de ocho semanas de capacidad al año — alrededor de 17% más de tiempo disponible — y esa estimación refleja la adopción inicial, no el uso pleno.
Los especialistas senior en Ariba son escasos y caros de contratar, por lo que esa capacidad importa más que una ganancia rutinaria de productividad. Le permite a Vivo asumir más engagements, profundizar en cuentas existentes y proteger el margen sin sumar personal. El tiempo que antes desaparecía en formato y retrabajo ahora va al trabajo facturable con el cliente.
Uso diario en todo el equipo
Los consultores de Vivo usan Luzid todos los días, no de vez en cuando, con tiempo de plataforma que llega hasta 2 horas al día. Ese nivel de uso muestra que la herramienta pasó a formar parte de cómo se hace el trabajo, y el equipo sigue apoyándose cada vez más en ella.
152 entregables en dos meses
En los primeros dos meses de uso en producción, el equipo produjo 152 entregables para clientes en la plataforma, un trabajo que de otro modo habría tomado semanas de tiempo de consultor senior para escribirse a mano. A medida que las personas superan la curva inicial de aprendizaje, el mismo volumen de trabajo toma aún menos tiempo.
Usada en trabajo real con clientes
El uso abarca más de 22 engagements activos de clientes, con algunos programas más grandes que concentran la mayor parte del volumen. Este es trabajo de producción en toda la cartera activa de negocios de Vivo, no un piloto limitado.
Entregables consistentes, producidos en menos tiempo
El mayor cambio es la eficiencia. Los entregables que antes tomaban horas de escritura y formato ahora están listos mucho más rápido, en el formato estándar de Vivo desde el primer borrador. Como los aceleradores se construyeron según los propios estándares de Vivo, esa velocidad no llega a costa de la consistencia: cada documento mantiene la misma estructura y calidad, sin importar quién lo produzca. Los consultores pasan menos tiempo en documentos y más tiempo en el trabajo que los clientes valoran.
Mirando hacia adelante
Vivo sigue agregando aceleradores a medida que surgen nuevos tipos de proyecto y escenarios Ariba. Cada uno captura otra parte del know-how de entrega de Vivo y lo pone a disposición de todos los consultores en todos los engagements. Con el tiempo, esa biblioteca se convierte en un activo que la firma posee, no en conocimiento que se va cuando un consultor se va. Para los clientes de Vivo, el resultado es implementaciones Ariba más rápidas, calidad más estable y un socio que opera como una firma más grande manteniendo el foco que lo convirtió en un socio SAP de confianza.